La parte lenta de muchos documentos está antes de aprobarlos: buscar al cliente, copiar líneas, elegir fechas, localizar CABYS o cuentas y preguntar por un dato faltante. Un asistente puede reunir esa información y preparar un borrador. La palabra borrador importa. El resultado todavía no debería emitirse, pagarse ni contabilizarse hasta que una persona compruebe que representa la operación real.
Qué puede preparar Tario
El asistente de Tario reconoce flujos para borradores de factura, cotización, cuenta por pagar, asiento, factura recurrente y artículo de venta. Puede buscar clientes, proveedores, catálogo, CABYS y cuentas existentes para reducir duplicados. También puede hacer preguntas cuando falta información. El alcance depende de permisos, configuración, datos disponibles y créditos de IA del plan.
Un pedido como facturá el mantenimiento de julio a Clínica Central es insuficiente si existen clientes parecidos, varios servicios o monedas distintas. Un buen flujo no rellena huecos con seguridad fingida. Presenta coincidencias, solicita periodo, cantidad o precio, y deja visibles impuestos y totales. Si la herramienta hace una suposición, el revisor debe poder detectarla antes de confirmar.
Prompts que reducen ambigüedad
Incluí tipo de documento, contraparte, fecha, moneda, líneas, cantidades, precio e impuestos conocidos. Para una cotización: prepará una cotización en colones para Cliente Norte, válida quince días, con dos visitas de soporte del servicio existente. Para un asiento: prepará un borrador con fecha 31 de julio, descripción y cuentas exactas, y explicá el soporte. La precisión inicial reduce preguntas, pero no elimina revisión.
Adjuntar o mencionar el documento fuente ayuda cuando el flujo lo permite. Aun así, contrastá nombre legal, cédula, consecutivo, moneda, subtotal, impuesto y total. Una imagen borrosa puede confundir un 8 con un 3; un XML puede pertenecer a otra sociedad; una instrucción escrita puede usar un apodo de proveedor. El dato extraído es un punto de partida, no una garantía.
Una lista de revisión según el documento
- Factura o cotización: cliente correcto, moneda, líneas, cantidades, descuentos, CABYS, impuestos, plazo y condiciones.
- Cuenta por pagar: proveedor, número de documento, fechas, moneda, duplicados, desglose tributario y cuenta o categoría.
- Asiento: fecha, descripción, soporte, cuentas, débitos y créditos balanceados, periodo abierto y motivo del registro.
- Factura recurrente: frecuencia, próxima fecha, fin de programación, cliente, importe y vigencia del servicio.
El revisor necesita entender la operación, no solo comprobar que los campos estén llenos. Un asiento puede balancear y estar conceptualmente mal. Una factura puede sumar correctamente y usar un CABYS que no corresponde. Una programación recurrente puede repetir un contrato cancelado. La validación técnica detecta parte del problema; el conocimiento comercial y contable detecta el resto.
Permisos, aprobaciones y evidencia
Separá la capacidad de solicitar un borrador de la autorización para ejecutar la acción final cuando el riesgo lo requiera. Guardá quién pidió, qué datos se propusieron y quién aprobó. Los montos altos, datos incompletos o acciones sensibles pueden necesitar una revisión adicional. El diseño adecuado depende del tamaño del equipo, pero siempre debe existir una persona identificable detrás de la decisión.
No pegues contraseñas, llaves de firma ni información personal innecesaria en una instrucción. Usá los documentos y permisos que la aplicación administra para esa empresa. Si trabajás con varias sociedades, confirmá la empresa activa antes de preparar el borrador. Un documento impecable para la entidad equivocada sigue siendo un error serio.
Cómo probar el flujo
Elegí cinco operaciones recientes: una sencilla, una con descuento, otra en moneda extranjera, una con información incompleta y una que debería rechazarse. Compará el borrador con el documento final conocido. Anotá preguntas acertadas, campos que requieren corrección y situaciones donde el equipo debe detenerse. La prueba muestra si ahorra preparación sin trasladar errores a la aprobación.
La medida útil no es cuántos documentos escribió la IA. Observá tiempo hasta un borrador revisable, correcciones por tipo, duplicados evitados y errores detectados antes de emitir. Si un campo se corrige siempre, mejorá catálogo o instrucción. Si el asistente pide aclaración ante una ambigüedad real, eso puede ser una fortaleza: unos segundos de pregunta cuestan menos que una nota de crédito o un asiento reversado.
Tario combina consultas de información con flujos de borrador para que una conversación termine en trabajo revisable. La persona conserva la última palabra. Ese reparto es práctico: la herramienta busca, estructura y propone; el equipo confirma clientes, tratamiento contable y consecuencias. La IA aporta cuando hace más corto el trabajo mecánico sin volver invisible la responsabilidad.