Para conciliar una cuenta bancaria necesitás las líneas del estado, un periodo claro y registros contables contra los cuales compararlas. El formato cambia cuánto trabajo hace falta para llegar ahí. OFX y QIF suelen traer campos financieros reconocibles; Excel y CSV pueden ser excelentes si las columnas son consistentes; un PDF puede requerir extracción; una imagen exige todavía más revisión. Ningún formato elimina la necesidad de confirmar.
La regla práctica es descargar el archivo más estructurado y completo que ofrezca el banco. Si hay OFX además de PDF, guardá el PDF como respaldo visual y usá OFX para importar. Si solo existe Excel, no lo conviertas a PDF. Cada transformación innecesaria pierde estructura y agrega una oportunidad para que fechas, signos o decimales cambien.
Qué esperar de cada formato
- OFX: suele identificar cuenta, moneda, fecha, importe y descripción en una estructura financiera.
- QIF: es un formato de intercambio conocido, aunque puede variar y traer menos contexto que OFX.
- Excel: conserva filas y columnas, pero encabezados, celdas combinadas y subtotales cambian entre bancos.
- CSV: es liviano y fácil de procesar cuando delimitador, codificación y columnas son consistentes.
- PDF con texto: permite extraer líneas, pero el diseño visual puede separar una transacción en varias partes.
- PDF escaneado o imagen: necesita reconocimiento visual y una revisión más cuidadosa de cada importe.
No asumás que un formato con filas es automáticamente correcto. Algunos estados presentan débitos y créditos en columnas separadas; otros usan un único importe con signo; otros muestran el saldo después de cada movimiento. La importación debe reconocer la convención antes de decidir que ₡35.000 fue una entrada o una salida. Una muestra de cinco líneas conocidas ayuda a comprobarlo.
Antes de importar: cuatro comprobaciones
Primero verificá la cuenta y la moneda. Un estado en dólares importado sobre una cuenta en colones puede producir coincidencias engañosas. Segundo, confirmá las fechas de inicio y cierre. Tercero, revisá si el archivo incluye movimientos pendientes, saldos informativos o filas de resumen que no deben tratarse como transacciones. Cuarto, guardá el archivo original sin editar para poder repetir la extracción si aparece una duda.
- Cuenta bancaria y últimos dígitos correctos.
- Moneda igual a la configurada en el sistema.
- Periodo completo, sin días faltantes ni superposición accidental.
- Saldo inicial y final comparables con el documento del banco.
- Ausencia de una importación previa del mismo archivo.
- Cantidad de líneas razonable después de excluir encabezados y resúmenes.
Después de importar: sugerir no es contabilizar
La conciliación compara cada línea con facturas cobradas, bills pagados, transacciones registradas y transferencias entre cuentas. Una coincidencia exacta de monto y fecha es una buena señal, pero puede no ser suficiente. Dos clientes pueden pagar la misma suma el mismo día. Una comisión puede venir neteada dentro de un depósito. Una transferencia puede aparecer con descripciones distintas en cada banco.
Por eso el sistema debería sugerir candidatos y mostrar la evidencia: importe, fecha, moneda, entidad y referencia. La persona confirma la relación o decide categorizar la línea de otra manera. Las partidas sin pareja también son información. Tal vez falta registrar una comisión, un pago fue aplicado a la factura equivocada o la transferencia de la otra cuenta todavía no entró en el periodo.
Un ejemplo pequeño con una diferencia real
El estado muestra un depósito de ₡98.500 y la factura abierta es de ₡100.000. No conviene unirlos solo porque están cerca. Puede existir una retención, una comisión descontada, un pago parcial o ninguna relación. La revisión debe buscar el cliente, la referencia y el documento de cobro. Si se confirma un pago parcial, la factura conserva ₡1.500 pendientes; si había un cargo bancario separado, cada pieza necesita su propio registro.
Cómo lo resuelve Tario
Tario acepta estados en PDF, imagen, Excel, CSV, OFX, QIF y texto. Normaliza las líneas, busca coincidencias contra la operación y mantiene una etapa de revisión antes de afectar el mayor. También puede recordar patrones de comercios recurrentes, sin convertir ese recuerdo en permiso para contabilizar a ciegas.
Al terminar, compará el saldo del sistema con el saldo bancario y revisá la lista de pendientes. Una conciliación con cero líneas visibles pero un saldo distinto no está terminada. Tampoco lo está una que fuerza todas las diferencias dentro de una cuenta genérica. El objetivo es que cada movimiento tenga una explicación que otra persona pueda seguir.