Si tu empresa emite comprobantes electrónicos en Costa Rica durante 2026, el sistema ya debería trabajar con la versión 4.4. Hacienda fijó su uso obligatorio a partir del 1 de setiembre de 2025, después de un periodo de convivencia con la versión 4.3. A estas alturas, la pregunta no es si hay que migrar. La pregunta útil es si los datos, catálogos y procesos internos quedaron bien ajustados.
Una factura aceptada por la plataforma de validación puede esconder problemas operativos: un medio de pago mal escogido, un CABYS viejo, una moneda sin el tipo de cambio correcto o una nota de crédito sin referencia suficiente. Por eso conviene revisar el flujo completo, desde el catálogo hasta el archivo que recibe el cliente, en lugar de limitarse a comprobar que el XML salió.
Qué trajo la versión 4.4
La actualización no fue un simple cambio de número. Los materiales de la Dirección General de Tributación describen ajustes en el encabezado, el detalle de bienes y servicios, impuestos, exoneraciones, medios de pago, moneda e información de referencia. También incorporan campos para situaciones específicas, como personas no domiciliadas, ventas de mercancía no nacionalizada, medicamentos, vehículos y ciertos impuestos asumidos por el emisor. No todas esas casillas aplican a todos los negocios, y ahí está parte del trabajo: saber cuáles sí pertenecen a tu operación.
- Los medios de pago incluyen opciones específicas para SINPE Móvil y plataformas digitales.
- Cuando se usan varios medios de pago, el comprobante puede detallar el monto correspondiente a cada uno.
- La moneda y el tipo de cambio tienen reglas explícitas; para dólares se toma como referencia el tipo de cambio de venta del BCCR.
- Las notas de crédito y débito exigen información de referencia cuando corrigen un comprobante electrónico.
- Los códigos para operaciones no sujetas, exentas o con exoneración requieren más precisión que una etiqueta genérica.
La revisión empieza en el catálogo, no en la pantalla de emitir
El momento más incómodo para descubrir un dato incorrecto es cuando la persona está frente al cliente tratando de facturar. Antes conviene revisar productos y servicios frecuentes: nombre comercial, unidad de medida, código CABYS, tarifa de IVA, precio y moneda. Si un artículo tiene un tratamiento distinto por tipo de cliente o por exoneración, el equipo necesita saber quién confirma esa condición y qué documento la respalda. Un sistema puede validar formatos; no puede adivinar la realidad fiscal del negocio.
También vale la pena probar casos menos rutinarios. Pensá en una venta a crédito, un pago dividido entre tarjeta y SINPE, una factura en dólares, un descuento y una nota de crédito parcial. Son los casos que revelan configuraciones incompletas. Hacer una prueba controlada cuesta poco comparado con corregir una cadena de comprobantes ya enviados.
Un checklist corto para 2026
- Confirmá con tu proveedor que el XML generado corresponde a la estructura 4.4.
- Revisá que el CABYS usado por cada producto o servicio siga vigente y describa lo que realmente vendés.
- Probá facturas en colones y dólares, incluidos el código de moneda y el tipo de cambio.
- Verificá los medios de pago que usa tu negocio, sobre todo combinaciones y SINPE Móvil.
- Generá una nota de crédito de prueba y comprobá que referencia el documento original.
- Descargá el XML, la representación PDF y la respuesta de Hacienda; guardá los tres junto al documento.
- Revisá qué puede ver y modificar cada persona del equipo antes de emitir.
Dónde entra Tario
Tario conecta la factura con el cliente, las líneas, los impuestos, los pagos y la contabilidad. La ventaja práctica aparece después de emitir: el saldo queda en cuentas por cobrar, los pagos parciales reducen lo pendiente y los documentos alimentan reportes y bases de IVA. Eso evita que la factura electrónica termine aislada en una carpeta mientras la empresa vuelve a copiar sus datos en otro lugar.
La configuración inicial sigue necesitando atención. Revisar actividades económicas, consecutivos, certificado, moneda, catálogo y tratamiento tributario no es trabajo perdido; es lo que permite que la automatización sea confiable. Si tenés dudas sobre la aplicación de una tarifa o una exoneración concreta, confirmala con tu contador o asesor tributario antes de convertirla en una regla permanente del sistema.