El Mensaje de Receptor es la respuesta electrónica que una empresa envía sobre un comprobante recibido de un proveedor. Permite indicar que el documento se acepta, se acepta parcialmente o se rechaza. Esa decisión no debería salir de una regla ciega: confirma qué compra reconoce la empresa y aporta datos usados en el tratamiento del crédito fiscal.
En la práctica, el problema empieza antes del mensaje. Alguien tiene que comprobar que el proveedor es conocido, que la compra ocurrió, que las líneas y totales coinciden con lo entregado y que el gasto pertenece a la empresa correcta. Si el XML entró al buzón equivocado o corresponde a otra razón social, ninguna automatización debería empujarlo hacia contabilidad.
Qué significa cada respuesta
La aceptación completa se usa cuando la empresa reconoce el comprobante en sus términos y tiene resuelto el tratamiento que aplicará. La aceptación parcial sirve cuando solo una parte se admite, por ejemplo, porque una línea no fue entregada o existe una diferencia que el proveedor debe corregir. El rechazo corresponde a un documento que la empresa no reconoce o que contiene un problema que impide aceptarlo. Los detalles concretos deben revisarse con el contador; el nombre de la opción por sí solo no decide el efecto fiscal.
- Aceptado: la compra, sus importes y su relación con la empresa fueron revisados.
- Aceptación parcial: hay una porción reconocida y otra que requiere explicación o corrección.
- Rechazado: el comprobante no corresponde, no ocurrió la operación o existe una diferencia que impide reconocerlo.
- Pendiente: todavía falta información; no es una cuarta respuesta oficial, sino un estado interno útil antes de decidir.
Un árbol de decisión que sí cabe en el trabajo diario
Primero verificá la identidad. La cédula receptora del XML debe corresponder a la empresa cuyo expediente estás revisando. Después confirmá la operación con la orden, el contrato, la persona que recibió el servicio o el ingreso de inventario. Recién entonces compará moneda, fecha, líneas, descuentos, impuestos y total. Separar esas preguntas evita que una factura parezca correcta solo porque las sumas cierran.
Supongamos que una cafetería recibe un XML por café, vasos y una reparación de equipo. El café y los vasos llegaron, pero la reparación no se realizó. Aceptar todo ignoraría la diferencia. Rechazar todo también puede borrar de la conversación dos compras válidas. La aceptación parcial permite documentar que hay una parte reconocida, siempre que el equipo contable confirme el tratamiento y deje un detalle entendible.
- ¿La cédula receptora coincide con la empresa que hizo la compra?
- ¿Existe una orden, contrato, entrega o responsable que confirme la operación?
- ¿Las cantidades, precios, moneda e impuestos coinciden con lo acordado?
- ¿Toda la compra tiene el mismo tratamiento de IVA?
- ¿Hace falta pedir una nota de crédito o una factura corregida?
- ¿El detalle interno explica por qué se aceptó parcialmente o se rechazó?
El IVA necesita una revisión propia
Que una compra sea real no significa que todo su IVA pueda tratarse de la misma manera. La actividad económica, el uso del bien o servicio, la proporcionalidad y otras condiciones pueden cambiar el crédito aplicable. La estructura del mensaje contempla información para esa clasificación. El sistema debe facilitarla, pero la política contable de la empresa y el criterio profesional siguen mandando.
Por eso conviene conservar un rastro: XML original, representación PDF, respuesta de Hacienda, decisión tomada, persona que revisó y documento de compra creado. Cuando llega el cierre, ese conjunto explica mucho más que una carpeta llena de archivos con nombres largos. También permite encontrar qué quedó pendiente sin releer todo el correo del mes.
Cómo lo organiza Tario
Tario recibe XML, PDF o ZIP, identifica la empresa por la cédula receptora y prepara el bill para revisión. La Bandeja de Recepción separa la captura de la decisión: el XML aporta proveedor, líneas, impuestos y totales, mientras el equipo confirma IVA y Mensaje de Receptor. En lotes grandes, esa separación evita que rapidez signifique aceptar sin mirar.
Un buen objetivo operativo es que ningún comprobante llegue al cierre en tierra de nadie. Puede estar aceptado, aceptado parcialmente, rechazado o pendiente por una razón visible. Lo que no debería pasar es que se pierda entre correo, descargas y una hoja que solo una persona entiende.