Vendiste la instalación de una red: equipos, cableado y dos visitas de configuración. El cliente aceptó la cotización hace una semana, pero al preparar la factura alguien copia solo el total desde un correo. Se pierde el descuento de los equipos y la descripción queda como servicios varios. Pasar una cotización a factura debería conservar el acuerdo y permitir revisar lo que cambió, sin obligar a reconstruir cada línea desde cero.
Aceptada no significa facturada
En Tario, una cotización pasa por etapas comerciales: borrador, aprobación, envío y aceptación o rechazo. Su aceptación permite convertirla, pero no cobra al cliente ni emite una factura por sí sola. El flujo de conversión crea una factura en borrador para revisar y emitir. Distinguí la aprobación interna de la propuesta de la respuesta del cliente: que tu supervisor haya autorizado un precio no demuestra que el comprador aceptó ese alcance.
La cotización es una propuesta comercial dentro de Tario; no se transmite a Hacienda ni genera el asiento de una factura. Hacienda describe los comprobantes electrónicos como documentos en formato XML y distingue sus tipos en la presentación oficial sobre versión 4.4, incluida entre las fuentes. Para este traspaso, conservá por separado la evidencia del acuerdo y la documentación de la factura emitida. Una aceptación por correo no reemplaza el comprobante fiscal que corresponda.
Registrá qué aceptó el cliente
Antes de convertir, ubicá la versión aceptada, su fecha y sus condiciones. Una conversación puede haber cambiado cantidad, entrega o plazo después del primer PDF. Si el cliente aprobó diez cámaras y luego pidió ocho, no basta con recordar que dijo sí. Confirmá la modificación comercial y dejá una referencia que el equipo pueda consultar. Cuando exista una orden de compra, compará sus líneas con la cotización y resolvé diferencias antes de facturar.
También verificá quién compra. Un grupo puede solicitar la cotización con el nombre comercial de una clínica, pero pedir la factura a una sociedad administradora. Revisá el cliente y los datos de facturación con alguien autorizado antes de emitir. No cambiés la contraparte simplemente porque llegó una dirección de correo nueva. Una factura dirigida a otra entidad puede requerir aclarar el acuerdo, aunque los equipos se entreguen en el mismo edificio.
Convertí y revisá el borrador
Sobre una cotización aceptada, la acción Convertir a factura de Tario crea el borrador con sus líneas y conserva la relación entre documentos. Después revisá la factura en Ventas. La asociación es útil para encontrar el origen del importe y evitar copiar dos veces la misma venta; no significa que cualquier diferencia futura sea correcta. La persona que emite sigue siendo responsable de verificar el contenido actual y los requisitos pendientes.
- Compará productos, cantidades, precios, descuentos y descripciones con la versión aceptada.
- Verificá moneda, fechas, vencimiento y condiciones de pago en el borrador.
- Revisá los datos fiscales del cliente y los impuestos aplicables a la operación real.
- Confirmá destinatarios del documento y que la factura quede asociada a la cotización correcta.
En el ejemplo de la red, la cotización puede contener equipos por 600.000 colones y trabajo por 200.000, con un descuento de 30.000 aplicado solo a equipos. El subtotal comercial sería 770.000 antes de los impuestos que correspondan. Si el borrador muestra 800.000, buscá el descuento perdido. Si muestra 750.000, revisá cantidades o visitas. Esta comparación por línea explica mucho más que aceptar un total porque se parece al importe del correo.
Cuando solo se factura una parte
Un servicio por etapas necesita una decisión explícita sobre qué se factura ahora. Supongamos que una consultoría incluye diagnóstico y capacitación, pero solo terminó el diagnóstico. No emitás toda la cotización para corregirla después por costumbre. Revisá el contrato y el alcance entregado. Si preparás una factura aparte, Tario permite asociar una factura existente a la cotización; esa relación documental no calcula por sí sola cuánto falta entregar o facturar.
No tratés la conversión como un sistema de hitos automáticos si tu proceso exige seguimiento por etapas. Llevá el control de lo contratado, lo entregado y lo facturado con referencias claras. Antes de generar una segunda factura, buscá las facturas asociadas y compará sus líneas. Podés tener dos documentos legítimos para un proyecto, pero también un duplicado accidental. El número de asociaciones no te dice cuál situación ocurrió; el detalle y la evidencia comercial sí.
Vigencia, moneda y cambios de precio
Si la propuesta venció, renová el acuerdo antes de continuar como si el precio siguiera vigente. Un proveedor pudo cambiar el costo del equipo o la fecha de entrega. En una cotización en dólares, distinguí el precio pactado en esa moneda de la conversión usada al facturar. No actualicés silenciosamente el precio solo para alcanzar un total en colones. Consultá al responsable comercial y revisá las condiciones que el cliente aceptó.
Las fechas merecen una revisión propia. La fecha de cotización describe cuándo ofreciste; la fecha de factura describe el documento que estás preparando. Copiar la primera sin revisar el momento real de la operación puede dejar información equivocada. También comprobá que el plazo de pago sea el negociado. Una cotización válida quince días y una factura pagadera a treinta días usan plazos para propósitos distintos; no deberían intercambiarse porque ambos campos dicen fecha.
Cerrá el traspaso sin perder trazabilidad
Antes de emitir, hacé una última comparación entre el borrador y el acuerdo vigente. Después comprobá el resultado de la emisión y el envío al cliente, sin confundirlos con cobro. Si la preparación se hizo con IA, la emisión manual exige confirmación explícita: pedir convertir o preparar no es una autorización abierta. Dejá identificada la factura asociada y quién resolvió los cambios. Así otra persona puede continuar el seguimiento sin volver a preguntar qué se vendió.