En una distribuidora, una venta atraviesa más lugares que una factura. Empieza con disponibilidad, pasa por bodega o vehículo, termina en entrega y después puede quedar pendiente de cobro. Si inventario, facturación y bancos viven en archivos separados, cada área tiene una versión razonable pero distinta. El software debe conservar el recorrido y hacer visibles las excepciones.
Disponibilidad por ubicación
El total de un artículo no responde si la ruta de hoy puede entregarlo. Separá bodega central, sucursales, vehículos, dañados y tránsito cuando esos estados cambien una decisión. Registrá traslados con origen y destino, responsables y recepción. Una carga que salió pero no llegó no debería desaparecer ni contarse disponible en ambos lugares.
Definí catálogo, unidades y nombres antes de importar. Caja, paquete y unidad pueden representar cantidades distintas; una conversión mal configurada altera compras, ventas y conteos. El kardex debe explicar cada saldo mediante entradas, salidas, traslados y ajustes. Cuando el físico difiere, investigá documentos pendientes antes de corregir.
Venta, entrega y factura
Acordá en qué momento se reserva, despacha y factura. Facturar antes de confirmar existencia puede prometer lo imposible; rebajar inventario dos veces al despachar y facturar produce faltantes ficticios. Probá el circuito con venta completa, parcial, devolución y nota de crédito. Cada documento debe tener un efecto conocido y una persona responsable.
En Costa Rica, la factura electrónica necesita los datos fiscales, líneas, CABYS, impuestos y medio de pago que correspondan. Guardá XML y respuesta de Hacienda junto con la representación legible. Si una entrega cambia, aplicá el documento correctivo adecuado en vez de editar la historia. Operación y contabilidad deben ver la misma versión del evento.
Crédito y cobro en ruta
Vender a crédito crea una segunda operación. Configurá vencimientos, aplicá abonos parciales a la factura correcta y revisá el aging por cliente. El vendedor necesita saber qué está vencido, pero también si existe una disputa o promesa de pago. Una lista basada solo en antigüedad puede insistir sobre el cliente equivocado mientras un saldo grande queda sin responsable.
Los cobros por efectivo, transferencia o SINPE deben llegar al control bancario sin duplicarse. Entregá recibos y rendiciones según la política de la empresa. Luego conciliá depósitos con facturas y comprobantes. Un monto parecido no basta: fecha, cliente, referencia y composición del pago ayudan a decidir. Los cobros agrupados y comisiones requieren desglose.
Compras y reposición
La reposición debería considerar saldo por ubicación, pedidos reales, tiempo del proveedor y productos en tránsito. Comprar solo porque el total bajó puede llenar la bodega equivocada. Recibí contra el documento del proveedor, confirmá cantidades y separá diferencias. El XML aporta información fiscal; el conteo de recepción confirma la mercadería física.
Revisá artículos sin movimiento, saldos negativos, ajustes frecuentes y concentración en pocos clientes o proveedores. Ninguna alerta decide por sí misma. Un producto de temporada puede estar quieto; un saldo negativo repetido puede revelar ventas registradas antes de recepción. Asigná una próxima acción y fecha para que el tablero no se convierta en una colección de avisos ignorados.
Reportes para decisiones distintas
Ventas por cliente responde quién compra; aging responde quién debe; inventario por ubicación responde dónde está la mercadería; flujo de caja explica entradas y salidas; resultados muestra desempeño contable. No sustituyás uno por otro. Reunilos alrededor de una decisión: financiar una compra, cambiar una ruta, ajustar crédito o retirar un producto.
Tario conecta facturación, compras, cuentas por cobrar y pagar, bancos, contabilidad, reportes e inventario. Su inventario avanzado se ofrece como complemento, por lo que conviene revisar el precio total según ubicaciones y control requerido. Los planes principales varían por límites de facturas, usuarios y créditos de IA. Calculá el escenario con el volumen real, no solo el mes más tranquilo.
Probá una ruta completa
Elegí veinte artículos y una semana cerrada. Cargá compra, recepción, traslado a vehículo, ventas al contado y crédito, devolución, abono y depósito. Contá el vehículo al final y conciliá el banco. Compará inventario, cartera y contabilidad con los controles actuales. Incluí un faltante o entrega parcial para comprobar cómo se documenta una excepción.
El sistema adecuado no promete que nunca habrá diferencias. Permite encontrarlas cerca del momento en que nacen y seguirlas hasta resolver. Para una distribuidora costarricense, eso significa que bodega, ruta, ventas, cobro y contabilidad dejan de reconstruir el mismo día desde mensajes distintos. Cada equipo conserva su trabajo, pero comparte una historia que se puede comprobar.