El banco muestra una entrada, pero el cliente dice que pagó tres facturas. Si registrás el depósito como un ingreso nuevo y después marcás cada factura como cobrada, podés terminar representando dos veces el mismo dinero. El trabajo consiste en conectar una entrada bancaria con los documentos que cancela, conservando el detalle de cuánto recibió cada uno.
Antes de elegir documentos, pedí el detalle de aplicación del pago. Una referencia que dice pago de agosto no identifica necesariamente todas las facturas involucradas. Confirmá quién pagó, a qué cuenta llegó el dinero, la moneda y qué saldos quiso cubrir. Si otra persona paga por el cliente, conservá también la explicación de esa relación. El nombre del remitente es una pista, no una autorización para repartir.
Ejemplo hipotético: tres documentos, una entrada
Supongamos una empresa de servicios en Costa Rica con tres facturas pendientes del mismo cliente: F-210 por CRC 180.000, F-218 por CRC 95.000 y F-223 por CRC 75.000. El cliente transfiere CRC 350.000 y envía un correo indicando esos números. La suma coincide: 180.000 más 95.000 más 75.000 son 350.000. El ejemplo no incluye comisiones, conversiones de moneda ni ajustes fiscales.
La distribución documentada asigna CRC 180.000 a F-210, CRC 95.000 a F-218 y CRC 75.000 a F-223. El total bancario se utiliza una vez, aunque aparezcan varios vínculos de cobro. Guardá el correo o comprobante junto con el respaldo de la operación para que otra persona pueda reconstruir por qué se eligieron esas facturas y no otras con montos parecidos.
Ahora cambiá un dato: F-210 ya recibió un abono de CRC 30.000. Su saldo abierto es CRC 150.000, así que los tres saldos suman CRC 320.000. El depósito sigue siendo CRC 350.000. Esa diferencia de CRC 30.000 exige una aclaración; no desaparece por seleccionar el valor original de la factura. Consultá si corresponde a otro documento o a un anticipo antes de registrar la distribución definitiva.
Usá saldos abiertos, no totales originales
Una factura puede tener pagos previos o correcciones que modifican lo pendiente. Por eso la comparación debe usar el saldo disponible en el momento de aplicar el cobro. Si tesorería y ventas trabajan al mismo tiempo, volvé a revisar antes de confirmar. La captura que alguien envió por la mañana puede haber quedado desactualizada cuando otra persona registró un abono.
- Compará el depósito con los saldos actuales de los documentos elegidos.
- Identificá los pagos que ya existen y buscá su referencia bancaria.
- Anotá cualquier monto que queda sin asignar y la consulta necesaria para resolverlo.
- Revisá la distribución completa antes de confirmar, no solo la primera factura.
Que dos combinaciones de facturas sumen lo mismo no significa que ambas sean correctas. Si las facturas F-230 y F-231 también suman CRC 350.000, la matemática no decide por el cliente. El detalle del pago debe resolver la ambigüedad. Podés pedir una respuesta breve con números y montos, sin exigir que el cliente conozca tus cuentas contables ni tus pantallas.
Diferencias que conviene dejar a la vista
Si llegan CRC 345.000 para saldos de CRC 350.000, todavía hay CRC 5.000 que explicar. Puede existir una comisión, un pago incompleto o una asignación equivocada. Ninguna de esas causas se demuestra solo con el faltante. Revisá el comprobante y la liquidación correspondiente. No etiquetés toda diferencia como redondeo ni cierres documentos por conveniencia cuando falta evidencia.
Un pago agrupado también puede dejar una factura parcialmente abierta. En otro ejemplo hipotético, el cliente confirma CRC 180.000 para F-210 y CRC 50.000 para F-218, con un depósito total de CRC 230.000. F-218 conserva CRC 45.000 pendientes. Ese saldo debe seguir visible en el estado de cuenta; la existencia de una transferencia no convierte todos los documentos mencionados en pagos completos.
Cómo encaja el flujo en Tario
La conciliación de Tario permite distribuir movimientos bancarios entre facturas y gastos mediante asignaciones de monto. Para un cobro, revisá la entrada y las facturas abiertas que corresponden. El flujo controla que la distribución no exceda el dinero seleccionado ni los saldos permitidos. Elegí los documentos por su identidad y respaldo, no solamente porque una sugerencia tenga un nivel alto de confianza.
Si el cobro ya se registró desde la factura, corresponde buscar el pago existente y vincularlo al movimiento bancario cuando el flujo lo permite. Crear nuevamente el cobro puede duplicar su efecto. Tario distingue esa vinculación de la creación de pagos nuevos. Si encontrás varios registros posibles, detené la confirmación y compará fecha, cuenta, referencia y monto antes de decidir cuál representa la entrada real.
También conviene distinguir una sugerencia de una operación confirmada. Leer un estado o revisar una propuesta no significa que todos sus cobros quedaron registrados. Comprobá el resultado del flujo que utilizaste y el estado de los documentos después de confirmar. Si la propuesta contiene una diferencia, resolvela con su respaldo en lugar de asumir que la herramienta eligió la causa correcta.
La comprobación termina en los documentos
Al finalizar, revisá la entrada bancaria y los saldos individuales. En el primer ejemplo, las tres facturas quedan sin saldo y el banco refleja una sola entrada de CRC 350.000. Si hay un anticipo o una diferencia pendiente, su tratamiento debe quedar explicado aparte. Compartí con el cliente el detalle de aplicación para detectar un desacuerdo antes de la siguiente gestión de cobro.
La documentación de Xero citada abajo reconoce el caso de un pago único para varias facturas del mismo cliente. Se usa como referencia del problema operativo, no como instrucciones de botones de Tario. Los ejemplos y las comprobaciones de este artículo son ilustrativos; la clasificación de una diferencia concreta debe revisarse con quien lleva la contabilidad de la empresa.