Compras pidió cien cajas, bodega recibió sesenta y el proveedor envió una factura por cincuenta. Los tres números pueden ser correctos, pero todavía falta explicar qué pasó. Vincular órdenes de compra con facturas de proveedor deja la relación entre documentos a mano para esa revisión. La vinculación no prueba que todo se entregó ni que el precio coincide. Tampoco registra por sí sola un pago. Cuando separás pedido, recepción, factura y cancelación, podés investigar una diferencia sin convertir cada correo del proveedor en una nueva compra.
Qué representa cada documento
La orden reúne lo que la empresa solicitó y las condiciones acordadas. La factura describe lo que el proveedor cobró. La evidencia de recepción muestra qué aceptó bodega y cuándo. Finalmente, los pagos explican cuánto se canceló de la obligación registrada. Para revisar una operación, necesitás esas perspectivas sin sumar sus totales como si fueran cuatro gastos. En particular, un importe pendiente de vincular en una orden no equivale al saldo por pagar al proveedor. Uno compara pedido con facturación asociada; el otro depende de las compras reconocidas y los pagos aplicados.
Ejemplo: cien cajas, dos facturas y diez pendientes
La orden OC-1048 pide cien cajas de repuestos por CRC 8.000 cada una, total CRC 800.000. Usamos importes sin impuestos para que las diferencias se puedan seguir. La primera entrega trae sesenta cajas y la factura A-901 cobra cincuenta, CRC 400.000. La segunda entrega trae treinta cajas y la factura A-928 cobra cuarenta, CRC 320.000. Al reunir todo, recibiste noventa y te facturaron noventa, CRC 720.000. Quedan diez cajas del pedido original. Eso no explica automáticamente por qué la primera factura fue menor que la primera entrega; la segunda puede estar completando el cobro anterior.
Pedí al proveedor el detalle de qué entregas cubre cada factura. Si confirma que A-928 incluye diez cajas de la primera entrega y treinta de la segunda, dejá esa explicación con los documentos. Después cotejá códigos, unidad de medida y precio. Una caja de veinte unidades no se puede comparar con una línea de veinte cajas solo porque comparten descripción. La coincidencia del total de CRC 720.000 sirve como control, pero revisá también las cantidades. Podrían existir nueve cajas de un modelo más caro y otra diferencia compensatoria que esconda un error de producto.
- Pedido OC-1048: cien cajas por CRC 800.000.
- Recepción inicial: sesenta cajas; factura A-901: cincuenta por CRC 400.000.
- Recepción posterior: treinta cajas; factura A-928: cuarenta por CRC 320.000.
- Acumulado recibido y facturado: noventa cajas, CRC 720.000 facturados.
- Diferencia frente al pedido: diez cajas y CRC 80.000 todavía no facturados.
- Decisión pendiente: esperar las diez cajas, modificar el acuerdo o cancelar el remanente con evidencia.
Cómo funciona la asociación en Tario
Tario permite asociar varias compras a una orden; cada compra pertenece como máximo a una orden. Los registros deben ser de la misma empresa y proveedor, y una compra anulada no se puede vincular como documento activo. Las opciones respetan el entorno de Hacienda actual. Si una factura ya está ligada a otra orden, revisá esa relación y desvinculala antes de moverla mediante el flujo correspondiente. No dupliqués la compra para resolver el vínculo. Conservá el identificador fiscal del proveedor y la referencia interna: uno ayuda a reconocer el documento recibido y la otra a encontrarlo dentro de tu trabajo.
El resumen de la orden muestra los documentos relacionados, su total vinculado y un importe pendiente frente al total del pedido. Los importes activos en la misma moneda son los que cuentan para esa comparación. En el ejemplo, vincular A-901 y A-928 permite ver CRC 720.000 asociados frente a CRC 800.000. Además, la asociación marca la orden como cerrada. Ese estado no demuestra que llegaron las cien cajas ni que pagaste CRC 720.000. Podés seguir asociando documentos pertinentes a la orden; la revisión de entrega y del remanente debe quedar explícita en tu control de compras.
Cuando el total vinculado supera lo pedido
Imaginá que aparece una tercera factura por CRC 100.000. El acumulado sería CRC 820.000, CRC 20.000 por encima de OC-1048. Un pendiente mostrado en cero no significa que la diferencia esté autorizada: el resumen no presenta un pendiente negativo. Abrí el detalle y calculá el exceso. Tal vez se acordó transporte aparte, tal vez hubo un cambio de precio o tal vez la factura pertenece a otra orden. Pedí la evidencia antes de decidir. La vinculación es documental; no la presentes como un bloqueo automático de sobrecostos ni como aprobación de cualquier importe que el proveedor facture.
Moneda, anticipos y facturas que agrupan pedidos
Si la orden está en dólares y una factura en colones, no comparés los números nominales ni esperés que el resumen haga una conversión de esa asociación. Prepará una revisión con el tipo de cambio y la fecha definidos por la política de la empresa. Un anticipo necesita su seguimiento como pago; relacionar la factura con OC-1048 no cancela el saldo. También puede llegar una factura que agrupe dos órdenes. Como una compra solo tiene una orden asociada en este vínculo, documentá las referencias adicionales y acordá el tratamiento operativo; no inventés dos facturas fiscales a partir de una sola.
Para terminar el caso de las noventa cajas, el encargado decide esperar las diez restantes hasta el viernes. Registrá responsable, fecha acordada y respuesta del proveedor. Si el proveedor cancela el remanente, guardá la confirmación y ajustá el seguimiento de lo pendiente; no registres una deuda por mercadería que nadie facturó solo para completar la orden. Al revisar proveedores, partí de las compras y sus pagos. Al revisar abastecimiento, partí de cantidades y entregas. Tener ambas facturas junto a OC-1048 facilita la conversación, pero la explicación del faltante sigue siendo una decisión del equipo.