'Mandame lo que falta' suele producir otra carpeta llena de archivos difíciles de identificar. Para reunir soporte contable, cada solicitud necesita decir qué operación se revisa, qué evidencia falta y quién puede conseguirla. Un archivo adjunto demuestra que hay un archivo, no que el expediente está completo. Podés tener el PDF de una compra y seguir sin saber si el servicio se recibió, o tener una captura bancaria que no muestra toda la cuenta. La revisión mejora cuando dejás de contar adjuntos y empezás a comprobar qué pregunta responde cada uno.
Definí el soporte por tipo de operación
Una compra de mercadería puede necesitar el documento del proveedor y una constancia de recepción; una reparación, el detalle del trabajo y la aceptación del encargado; una conciliación, el estado bancario completo del periodo. No todas las operaciones requieren los mismos archivos. Acordá esa matriz con el contador y distinguí evidencia comercial, bancaria y fiscal sin asumir que son intercambiables. Esta guía propone un control operativo, no una lista universal de requisitos legales ni de plazos de conservación. Si la decisión depende de un requisito tributario concreto, verificá la normativa aplicable antes de dar el expediente por terminado.
Ejemplo: tres faltantes antes del cierre
Una empresa de mantenimiento prepara septiembre y encuentra tres casos. La compra B-642, CRC 85.000, tiene XML pero no explica qué se reparó. La cuenta bancaria 02 tiene una captura del saldo, pero falta el estado completo de septiembre. La orden OC-208 tiene factura por veinte filtros y ninguna constancia de entrega. Los problemas son diferentes. Pedir 'facturas de septiembre' no resolverá los tres. Armá una lista que identifique el registro, la pregunta abierta, el archivo o confirmación esperada y la persona que tiene acceso a esa información.
- B-642: pedí al encargado el informe de reparación con equipo, fecha y aceptación del trabajo.
- Cuenta 02: pedí a tesorería el estado completo del 1 al 30 de septiembre, con saldo inicial y final.
- OC-208: pedí a bodega la constancia de recepción de los veinte filtros o la explicación del faltante.
- En cada caso, anotá responsable, fecha acordada y estado de la respuesta.
- No marques completado un pedido solo porque llegó un archivo; comprobá su contenido.
Para B-642, un mensaje útil sería: 'Necesito el informe de la reparación facturada en B-642 por CRC 85.000. Debe identificar el equipo y confirmar cuándo se terminó el trabajo. El XML ya está recibido; no hace falta reenviarlo'. Así evitás recibir otra copia de lo que sí tenés. Si el encargado contesta que el trabajo quedó pendiente, la revisión cambia: el problema dejó de ser un adjunto faltante y pasó a ser una diferencia entre lo facturado y lo prestado. Conservá esa respuesta y avisá al contador antes de aceptar una explicación que no coincide con los hechos.
Revisá el archivo antes de vincularlo
Al recibir el informe, abrilo y comprobá que corresponde al equipo correcto, que el importe o alcance tiene sentido y que las páginas están completas. Un PDF con la primera página solamente puede omitir condiciones o firmas. En el estado bancario, verificá titular, cuenta, moneda y fechas; una hoja de movimientos descargada sin encabezado puede no demostrar el saldo inicial. Para la entrega de filtros, compará unidad de medida y cantidad aceptada. Registrá la conclusión de la revisión, no solo 'recibido'. Si queda una duda, mantené el caso pendiente con una pregunta específica para la siguiente respuesta.
Biblioteca y adjuntos en Tario
Tario cuenta con una biblioteca de archivos por empresa y permite subir soporte o elegir archivos de esa biblioteca para adjuntarlos a registros como compras, órdenes, contratos y reparaciones. Un archivo en una carpeta no queda necesariamente asociado a la compra que querés revisar. Entrá al registro y comprobá el vínculo. Los archivos cargados antes de guardar un documento se pueden asociar cuando se crea el registro. Usá nombres que ayuden a distinguirlos, como 'B-642-informe-equipo-17', sin agregar datos personales que no hagan falta. Conservá también la identidad original del documento cuando sea relevante para reconocerlo.
Quitar un adjunto de un registro no equivale a borrar el archivo de la biblioteca. Son acciones diferentes, y el servicio de adjuntos conserva quién realizó la desvinculación. Si cargaste soporte de otra empresa, no basta con quitarlo de una compra y olvidarlo: revisá dónde quedó almacenado y resolvé el acceso según el procedimiento de tu organización. La existencia de biblioteca y vínculos no implica que Tario tenga una cola automática que exija todos los documentos de tu matriz. La lista de faltantes, los responsables y las solicitudes descritas acá son un proceso que debés organizar.
No confundás ayuda de búsqueda con prueba del contenido
La biblioteca puede extraer texto para facilitar clasificación y búsqueda con IA, según el procesamiento del archivo. Esa ayuda sirve para encontrar un contrato por su contenido, pero revisá el documento original antes de usarlo como evidencia. Una foto borrosa o una tabla escaneada puede producir una extracción incompleta. Tampoco un nombre sugerido confirma que el archivo pertenezca a B-642. Probá la búsqueda con una referencia concreta y verificá el resultado. Para archivos sensibles, limitá lo compartido a lo necesario y respetá los permisos de la empresa; no mandés por chat una carpeta completa cuando basta un informe.
Cerrá el pedido con una conclusión, no con un reenvío
B-642 queda resuelto cuando el informe confirma el trabajo y está vinculado al registro correcto. La cuenta 02, cuando tesorería entrega el estado completo y se puede revisar el periodo. OC-208, cuando bodega confirma veinte filtros recibidos o explica la diferencia que debe seguir pendiente. Guardá quién revisó y cuándo. Si el soporte no llega, dejá visible la decisión del contador sobre el registro y la excepción; un archivo inventado no arregla el problema. Revisá cada semana qué faltantes se repiten y modificá la captura inicial, por ejemplo pidiendo la constancia de entrega al recibir mercadería y no al cerrar el mes.