Dos archivos diferentes pueden contener los mismos movimientos bancarios. El nombre del PDF mensual no se parece al del CSV descargado el viernes, pero ambos pueden incluir el depósito del día 8. Si se registran como operaciones independientes, el saldo en libros puede quedar inflado aunque cada importación, por separado, parezca ordenada. La prevención empieza por identificar qué período cubre cada archivo.
Mismo archivo, mismo período y mismo movimiento son cosas distintas
Un archivo idéntico conserva el mismo contenido aunque alguien lo renombre. Un período traslapado comparte fechas con otra descarga, pero puede traer operaciones adicionales. Un movimiento duplicado representa dos veces una operación bancaria concreta. Separar esas tres situaciones evita borrar información válida por una coincidencia de nombre o confiar demasiado en que un detector de archivos ya revisó cada movimiento.
También revisá la cuenta y la moneda. Un estado de la cuenta operativa y otro de la cuenta de reserva pueden cubrir agosto completo sin duplicarse entre sí. En cambio, dos estados de la misma cuenta y moneda merecen una comparación cuando comparten días. Guardá un inventario simple de archivos con cuenta, inicio, final, fecha de descarga y estado de revisión.
Ejemplo hipotético: el estado mensual llega después
Una empresa importó un CSV de su cuenta en colones del 1 al 15 de agosto y registró un cobro de CRC 120.000 del día 8. Después descarga un PDF del 1 al 31. El PDF incluye ese cobro y también movimientos del 16 al 31. Subirlo no demuestra que todo sea nuevo: la primera mitad del mes ya tiene evidencia en el sistema.
Si el cobro del día 8 se crea de nuevo, la entrada acumulada sería CRC 240.000 para una recepción real de CRC 120.000. La diferencia no proviene del cliente ni de una venta adicional. Proviene de registrar dos veces la misma evidencia. El ejemplo es ilustrativo y supone que las referencias y el comprobante confirman que se trata del mismo depósito.
La segunda mitad del PDF no debe perderse por ese problema. Identificá qué líneas ya están representadas y cuáles faltan. Si el banco permite descargar del 16 al 31, una descarga sin traslape puede simplificar la revisión. Si no lo permite, conservá el original completo y documentá el análisis; no edites un estado para esconder movimientos sin mantener una explicación verificable.
La comparación necesita más que fecha y monto
Dos compras de CRC 25.000 realizadas el mismo día no son necesariamente duplicadas. Compará referencia bancaria, descripción, dirección del movimiento, cuenta y comprobante. Un depósito y un retiro con el mismo monto tampoco representan la misma línea. Cuando el banco no entrega una referencia útil, buscá el respaldo operativo y dejá documentada la razón por la que conservaste o descartaste una candidata.
- Ubicá el archivo original y su importación antes de volver a subirlo.
- Marcá el rango de fechas compartido con la nueva descarga.
- Compará referencias y movimientos, no solamente nombres de archivo.
- Revisá cuáles líneas tienen registros contables o pagos vinculados.
- Conservá las operaciones nuevas y documentá cada duplicado confirmado.
Xero explica en su documentación que las líneas duplicadas pueden producir diferencias entre el saldo del estado importado y el saldo real del banco. También trata las coincidencias de fecha y monto como candidatas a revisar. Esa referencia respalda la necesidad de comprobar, no una regla para eliminar automáticamente. Sus pantallas y reportes no son las pantallas de Tario.
Qué detecta Tario y qué todavía debés comprobar
Tario detecta archivos idénticos mediante una comprobación del contenido. Además, revisa el traslape de períodos entre importaciones abiertas de la misma cuenta. Esos controles atienden problemas distintos: un archivo convertido de PDF a CSV deja de ser idéntico, y una importación ya finalizada no es una importación abierta. No interpretes la ausencia de un bloqueo como garantía de que todos los movimientos son nuevos.
Cuando aparece un aviso de duplicidad, abrí la importación indicada. Revisá si el archivo ya estaba leído, pendiente o contabilizado. Si la importación correcta sigue abierta, resolvé primero su situación; no cambiés el nombre del archivo para intentar eludir el aviso. Si hay un período que se traslapa, comprobá las fechas leídas y la cuenta asignada antes de decidir cuál archivo conserva el trabajo pendiente.
Eliminar una importación equivocada sin contabilizar y revertir actividad ya registrada no son acciones equivalentes. Antes de usar cualquiera, identificá qué registros dependen de ella. El flujo bancario de Tario contempla dejar fuera movimientos con un motivo, incluido duplicado, sin crear una nueva contabilización. Esa decisión debe apoyarse en el registro que representa la operación real, no usarse para quitar un pendiente incómodo.
Comprobá el saldo sin compensar el error
Si ya existe duplicación, hacer un gasto de CRC 120.000 para compensar el segundo cobro del ejemplo puede ocultar el síntoma y dejar mal la historia. Localizá la acción duplicada y revisá su corrección con quien administra la contabilidad. El procedimiento depende de si solo hay una línea importada, un pago nuevo o una vinculación a una transacción que ya existía.
La validación del saldo de un archivo y la conciliación del banco tienen preguntas diferentes. Un PDF puede estar correctamente leído y aun así compartir operaciones con un CSV previo. Revisá el saldo de la cuenta al mismo corte, los movimientos conservados y los pendientes explicados. No aceptés una diferencia únicamente porque coincide con el monto que sospechás: primero encontrá la evidencia repetida.
Una rutina para la siguiente descarga
Asigná una persona responsable del calendario de importación por cuenta. Puede descargar estados semanales para seguimiento y un mensual para comprobación, pero debe distinguir cuál archivo alimenta nuevos registros y cuál se usa como respaldo. Un listado de períodos ya revisados ayuda al equipo a no volver a contabilizar una descarga que otra persona procesó durante una ausencia.
Al terminar el ejemplo, el depósito del día 8 debe aparecer una sola vez en la caja registrada y en la aplicación del cobro. Las líneas nuevas del 16 al 31 quedan conservadas con su respaldo. Anotá qué archivo contiene la evidencia repetida y cómo se resolvió. Esa nota permite explicar el mes después, sin depender de que alguien recuerde cuál descarga llegó primero.