Importar clientes o proveedores desde Alegra u otro sistema
Una exportación de contactos (Alegra, otro sistema de facturación, una hoja de cálculo) se importa como clientes o proveedores con sus teléfonos, su contacto principal y su ubicación de Hacienda: provincia, cantón y distrito se buscan por nombre en el catálogo oficial.
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Pasos
Exportá los contactos (en Alegra, Contactos → Exportar) y subilos en Importar datos. Tario reconoce solo las columnas habituales: Nombre, Tipo de identificación, Identificación, Correo, Teléfono 1, Teléfono 2, Fax, Celular, Provincia, Cantón, Distrito, Barrio, Dirección, Estado del contacto y Término de pago. Si el nombre del archivo dice «proveedores», se clasifica como Proveedores; si no, podés cambiarlo en la revisión.
Teléfonos: Teléfono 1 es el teléfono del cliente (el que va a Hacienda); Teléfono 2, Celular y Fax quedan en su contacto principal. Los números de Costa Rica se guardan como «+506 6045-7385» aunque vengan como «(506) 6045-7385» o «60457385»; los extranjeros («+1 …») quedan como vienen. Si solo hay celular, ese es también el teléfono del cliente.
Contacto principal: se crea con el nombre y el correo del cliente, y sus teléfonos. Si el archivo trae columnas de contacto (Contacto o Nombre del contacto, Correo del contacto, Teléfono del contacto, Cargo), se usan esas.
Ubicación: Provincia, Cantón y Distrito se buscan en el catálogo de Hacienda sin importar mayúsculas ni tildes («San josé» / «Montes de oca» / «San pedro» → 1 / 15 / 01); el distrito se busca dentro de su cantón. Barrio se guarda como texto y Dirección va a Otras señas y a la dirección de facturación (con barrio y distrito en la segunda línea y el cantón como ciudad). Un nombre que no está en el catálogo se conserva como texto en la dirección y la fila lo avisa.
Término de pago, Lista de precios, Vendedor y Cargo no tienen campo propio en el cliente: se guardan como líneas de sus notas («Plazo de pago: 15 días»). Estado del contacto es informativo: Tario no tiene clientes inactivos, así que se importan todos y los inactivos quedan con un aviso y una línea en las notas. Cuenta por cobrar y Cuenta por pagar no se importan: todos los clientes y proveedores usan las cuentas de control de la empresa.
Con Crear o actualizar, un cliente que ya existe se busca por su identificación (con o sin guiones) y solo se completa lo que le falta: nunca se reemplaza ni se borra un dato que ya tiene; su contacto conserva nombre, correo y teléfonos y suma los tipos de teléfono nuevos. Un homónimo con otra cédula es otro cliente. Si el mismo cliente aparece dos veces en el archivo, queda un solo registro y la fila repetida lo avisa.
Consejos
- Una identificación «0» o «000» es la forma en que algunas exportaciones escriben «sin identificación»: el cliente se importa sin cédula ni tipo.
- Las cédulas jurídicas del Estado y sus instituciones (2-… y 4-…, como una universidad pública) se aceptan igual que las de sociedades (3-…).
Errores comunes
| Código o mensaje | Qué significa | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
No se encontró en el catálogo de Hacienda: … | La provincia, el cantón o el distrito de la fila no coincide con el catálogo (un error de digitación o una ubicación fuera de Costa Rica). | El cliente se importa igual y el texto queda en su dirección. Abrí el cliente y elegí la ubicación correcta antes de facturarle. |
El campo País es obligatorio. | La fila es de un extranjero (tipo de identificación 05) con número, y el archivo no trae país. | Agregá una columna País con el código ISO (US, GB…) o importá la fila y completá el país en el cliente. |
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