Importar facturas emitidas en otro sistema
Una exportación de ventas de otro sistema (Alegra, Facturele, una hoja de cálculo) con una fila por línea se importa como facturas históricas: una factura por número de documento con todas sus líneas, el cliente buscado o creado por identificación, y el encabezado fiscal leído de palabras como «Crédito», «Transferencia» o «Cédula Jurídica». Nunca se reenvían a Hacienda.
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Pasos
Exportá las facturas con una fila por línea y el encabezado repetido en cada fila (la exportación habitual). Tario agrupa las filas por Número de factura (el consecutivo o código); sin número, las filas seguidas con la misma fecha, cliente y total forman un documento. Al subir, ¿Qué vas a importar? queda en Detectar automáticamente; si elegís Facturas de venta, Tario analiza el archivo solo como ventas. En la revisión, Clasificado como Facturas de venta muestra lo detectado y ¿No es esto? Cambiar a… lo corrige (el mapeo de columnas se conserva).
En Revisar, mirá el Campo en Tario de cada columna. Además de número, cliente, fecha, ítem, cantidad y precio podés asignar: Tipo de documento, Condición de venta, Método de pago, Plazo de pago, Actividad económica, Tipo de cambio, Estado legal, Estado de cobro, Clave de Hacienda, Notas, Otros cargos, Tipo de identificación del cliente, Dirección del cliente, Teléfono del cliente, Cantón del cliente, Referencia del ítem (SKU), Nombre del impuesto, Monto del impuesto, Descuento de línea %, Total de la línea, Subtotal del documento y Total del documento.
Las columnas codificadas aceptan palabras en español o inglés, con o sin tildes, o el código de Hacienda. Tipo de documento: Factura / Factura de venta (01), Nota de débito (02), Nota de crédito (03), Tiquete (04), Factura de exportación (09). Cuando el Número de factura es un consecutivo de 20 dígitos, sus posiciones 9-10 dicen el tipo y mandan sobre la columna: Tario solo avisa cuando las dos dicen tipos distintos de verdad (la columna dice «Tiquete» y el consecutivo 01). Condición de venta: Contado (01), Crédito (02), Consignación (03), Apartado (04), Arrendamiento con opción de compra (05), Arrendamiento en función financiera (06), Cobro a favor de un tercero (07), Servicios al Estado (08), Venta a crédito hasta 90 días (10), Mercancía no nacionalizada (12), Bienes usados no contribuyente (13), Arrendamiento operativo (14), Arrendamiento financiero (15), Otro (99). Método de pago: Efectivo (01), Tarjeta (02), Cheque (03), Transferencia / depósito (04), Recaudado por terceros (05), SINPE Móvil (06), Plataforma digital / PayPal (07), Otro (99). Tipo de identificación: Cédula física (01), Cédula jurídica (02), DIMEX (03), NITE (04), Extranjero no domiciliado / pasaporte (05), No contribuyente (06).
El plazo de pago se lee en días («15 días», «net 30», «2 semanas»; «De contado» es 0) y completa el plazo de crédito y el vencimiento cuando el archivo no lo trae. Estado legal: Emitida / aceptada / vigente se importa como emitida; Por emitir / borrador y Rechazada se importan como borradores que podés emitir desde Tario. Estado de cobro: Vigente / por cobrar / vencida queda por cobrar; Cobrada / pagada / cerrada registra el pago en la cuenta bancaria de la fila o en la predeterminada de la empresa; Anulada / nula deja el documento fuera, salvo que la nota de crédito que lo anuló venga en el mismo archivo.
Notas de crédito y débito: se importan como documentos históricos (nunca se envían a Hacienda), también desde un archivo que solo trae notas (la exportación de notas de crédito de Alegra se clasifica como Notas de crédito). El consecutivo dice que es una nota (posiciones 9-10 = 03 o 02, también en el número sin ceros de una nota por emitir) y la columna Tipo / Tipo de factura trae el motivo según el catálogo de Hacienda («Anular documento de referencia» → código 01, «Corregir monto» o «Corregir texto» → 02, «Referencia a otro documento» → 04, «Sustituye comprobante provisional por contingencia» → 05, «Devolución de mercancía» → 06, «Otros» → 99); también podés asignar una columna Motivo de la nota (código de referencia). Razón va a Razón de la nota (texto): el texto libre que la nota lleva en su información de referencia («Se facturó un monto incorrecto»). Factura asociada va a Documento de referencia: Tario lee el consecutivo de 20 dígitos o la clave de 50 aunque venga con texto alrededor («00100001010000001281 (2024-04-01)») y usa la fecha entre paréntesis como fecha del documento referenciado. Subtotal / Total - Nota de crédito (o de débito) son el subtotal y el total del documento, e Ítem - Descuento (%) el descuento de línea.
Vinculación: Tario busca la factura por su consecutivo (o número) y luego por clave, primero en el mismo archivo y después en Tario; si la referencia nombra un consecutivo o una clave, nunca adivina otra factura. Sin referencia, usa la factura más reciente del mismo cliente con exactamente el mismo total que no esté acreditada del todo. Una nota vinculada se aplica al saldo de la factura igual que una nota aceptada por Hacienda, salvo lo que diga Por aplicar (Saldo de la nota por aplicar): se aplica el total menos ese saldo (0 = se aplica completa) y nunca más de lo que la factura debe; una factura ya cobrada o acreditada del todo queda vinculada sin rebajarse, con un aviso. Estado legal Rechazada: la nota no tuvo validez fiscal y queda fuera (no se aplica ni se contabiliza); Emitida: nota histórica aplicada; Por emitir: borrador que no se aplica hasta emitirlo. El Estado de una nota (Cancelada / Vigente) no registra cobros. Si la factura no está ni en el archivo ni en Tario, la nota se importa sin vincular (reducción de ventas) y el aviso pide importar primero las facturas. Una factura Anulada cuya nota de anulación viene en el mismo archivo se importa y la nota la salda.
Mapear valores: si después de validar quedan palabras que Tario no reconoce en columnas codificadas («En espera» como estado de cobro), el botón Mapear valores lista cada campo con sus palabras y cuántas filas las traen; elegís el valor de Tario para cada una (o Dejar sin asignar) y Guardar y validar de nuevo. Sugerir con IA propone el valor a partir del campo, su vocabulario y las palabras (nunca las filas). El mapa se recuerda con el mapeo de columnas: el próximo archivo del mismo sistema ya lo trae aplicado.
El nombre del impuesto afina las líneas al 0 % («IVA exento» → exenta, «Tarifa 0% sin derecho a crédito», «Tarifa 0% art. 32 RLIVA»); con una columna de IVA % manda la tarifa. La actividad económica puede venir como código o como descripción (se busca en las actividades de la empresa y en el catálogo de Hacienda). Las fechas pueden ser números de serie de Excel; el tipo de cambio, tal como viene en el archivo.
Cuando una celda trae una palabra que Tario no reconoce, la fila muestra los valores aceptados para que corrijás el archivo o elijás otra columna. Los totales de línea y de documento se concilian con los del archivo: una diferencia mayor al redondeo es una advertencia, nunca un bloqueo, y Tario conserva las cifras de las líneas (un precio unitario redondeado para mostrar se recalcula desde el total de la línea).
Las columnas para las que Tario no tiene campo (vendedor, bodega, sucursal, centro de costo, lista de precios) se nombran en la revisión como dejadas fuera.
Consejos
- El consecutivo de 20 dígitos queda como número de factura y como consecutivo de Hacienda; si el archivo trae la clave de 50 dígitos, asignala a Clave de Hacienda. Las facturas importadas muestran Emitida en otro sistema y no se pueden enviar a Hacienda.
- Definí una cuenta bancaria predeterminada en Configuración para que las facturas marcadas como cobradas queden pagadas al importar.
Errores comunes
| Código o mensaje | Qué significa | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
:field: ":value" no se reconoce. Valores aceptados: … | Una columna codificada (tipo de documento, condición de venta, método de pago, tipo de identificación, estado legal o de cobro) trae una palabra que el diccionario no conoce. | Escribí en el archivo uno de los valores listados (o el código), o asigná esa columna a otro campo o a No importar. |
El total del documento en el archivo (…) difiere de la suma de sus líneas (…) | Las líneas no suman el total que dice la exportación, más allá del redondeo: falta una línea o el total del archivo incluye cargos que Tario no conoce. | El documento se importa igual con sus líneas. Compará con el original y editalo en Tario si hace falta. |
No se identificó el documento que corrige esta nota: se importa sin vincular… | La nota de crédito o débito no trae una columna de referencia y ninguna factura del mismo cliente tiene exactamente su total. | Agregá al archivo una columna con el número o la clave de la factura corregida y asignala a Documento de referencia, o importala así y vinculá el ajuste a mano en la factura. |
La factura … que indica la nota no está en el archivo ni en Tario… | La nota nombra su factura (consecutivo o clave), pero esa factura todavía no está en Tario ni viene en el archivo. | Importá primero las facturas y después las notas; o importala así: queda como reducción de ventas sin vincular. |
Nota rechazada por Hacienda en el sistema de origen… | El Estado legal de la nota es Rechazada: nunca tuvo validez fiscal. | Nada que hacer: la nota no se importa ni rebaja la factura. Si se reemplazó por otra nota emitida, esa viene en su propia fila. |
La factura … ya no tiene saldo pendiente… | La factura referenciada ya está cobrada o acreditada por completo (por ejemplo, se importó como Cobrada cuando en realidad la canceló esta nota). | La nota queda vinculada sin rebajar la factura. Revisá el cobro registrado de esa factura. |
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