Notas de crédito y débito, Anular y Archivar
Una factura aceptada no se edita: se corrige con una nota de crédito (total o parcial) o de débito que la referencia. Anular emite la nota de crédito por el total; Archivar solo aplica a documentos sin validez fiscal.
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Pasos
En la factura aceptada abrí el menú de acciones y elegí Generar nota de crédito. Se abre el editor con la factura como referencia (Tipo de documento referencia, Clave de referencia y Fecha de referencia) y sus líneas.
En Hacienda Costa Rica elegí el Tipo de documento: Nota de crédito para rebajar o Nota de débito para cobrar más; el Código de referencia (por ejemplo Anula documento de referencia, Corrige monto o Devolución de mercancía) y la Razón de referencia que leerá el cliente.
Para una nota parcial dejá solo las líneas o cantidades que acreditás. El editor muestra «Disponible para acreditar en la factura: :amount»: la suma de las notas de crédito no puede superar lo que queda de la factura.
Si la factura tenía Otros cargos, la sección Otros cargos que acredita la nota te deja marcar cuáles devuelve; por defecto no acredita ninguno.
Emití la nota con Emitir factura; sigue el mismo flujo que una factura (estado, correo, XML). Queda en Notas de crédito/débito dentro del detalle de la factura original.
Para anular una factura aceptada completa usá el botón rojo de la fila, Anular con nota de crédito, e indicá la Razón de anulación: Tario emite la nota por el total y, cuando Hacienda la acepta, revierte el asiento, aplica el crédito al saldo y devuelve el inventario. La fila muestra «Anulada con NC :number».
Archivar solo aplica a documentos sin validez fiscal (borradores, no enviados, rechazados o de pruebas): revierte el asiento y el inventario y los saca de reportes e impuestos. Los ves luego con el estado Archivada.
Consejos
- Si la factura anulada ya tenía pagos, al aceptarse la nota queda un saldo a favor del cliente por lo pagado.
- Las tarifas transitorias de IVA (0%, 4% y 8%) solo se permiten en notas de crédito y débito.
Errores comunes
| Código o mensaje | Qué significa | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
La nota de crédito supera lo que queda por acreditar de la factura (:remaining). | La suma de esta nota y las anteriores excede el total de la factura original. | Bajá cantidades o montos de la nota hasta el disponible que muestra el editor. |
El comprobante referenciado todavía no fue aceptado por Hacienda. | Una nota solo puede referenciar un comprobante aceptado. | Esperá la respuesta de Hacienda (usá Consultar Hacienda) y después emití la nota. |
Hacienda aceptó este comprobante: no se puede archivar. | Archivar no aplica a documentos con validez fiscal. | Usá Anular con nota de crédito para dejarlo sin efecto ante Hacienda. |
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